Informationsschreiben gem. Art. 13 DS-GVO

Informationen für Mitarbeiter der Cloudforce 2 GmbH ("Cloudforce 2") zur Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten

Cloudforce 2 verpflichtet sich, bei der Verarbeitung personenbezogener Daten die Privatsphäre seiner gegenwärtigen, ehemaligen und künftigen Mitarbeiter zu schützen. Seit Mai 2018 wurden mit der EU-Datenschutz-Grundverordnung ("DS-GVO") und dem neuen Bundesdatenschutzgesetz ("BDSG") neue Maßstäbe für den Datenschutz innerhalb der Bundesrepublik Deutschland sowie der Europäischen Union festgesetzt.

Der Zweck dieses Schreibens liegt darin, künftige und gegenwärtige Mitarbeiter in Deutschland über die Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten durch Cloudforce 2 zu informieren. Zu dieser Information ist Cloudforce 2 nach der DS-GVO verpflichtet.

I. Zuständigkeiten und Kontaktdaten

Der Verantwortliche für Ihre personenbezogenen Daten ist nach Art. 4 lit. 7 DS-GVO:

Cloudforce 2

c/o Waterland Private Equity GmbH

Theatinerstr. 14

80333 München

II. Nutzung Ihrer personenbezogenen Daten

Die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten erfolgt für Zwecke der Erfüllung Ihres Arbeitsvertrages und für Zwecke des Einstellungs-, Bewerbungs- und Beförderungsverfahrens (Art. 6 Abs. 1 lit. b) DS-GVO, § 26 BDSG), und zwar unter anderem, um ein effektives Personalmanagement sicherzustellen und Entscheidungen hinsichtlich Einstellung, Vergütung, Gehaltsbuchhaltung, Zusatzleistungen, beruflichen Entwicklungsmöglichkeiten, Weiterbildung, Leistungsbeurteilung und Vergütungsprüfung, Nachfolgeplanung, Disziplinar- und Beschwerdeverfahren sowie Vertragsverwaltung zu treffen und es Ihnen zu ermöglichen, Ihren beruflichen Verantwortlichkeiten nachkommen zu können.

Die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten erfolgt darüber hinaus, soweit dies für die Wahrung der berechtigten Interessen von Cloudforce 2 (Art. 6 Abs. 1 lit. f) DS-GVO) erforderlich ist, unter anderem,

- zum Einsatz von Dienstleistern, insbesondere Zulieferern, Kunden sowie internen und externen IT-Dienstleistern, die unsere Geschäftsprozesse unterstützen;

- um die IT-Sicherheit und den IT-Betrieb sicherzustellen;

- um Compliance-Untersuchungen durchzuführen;

- um die Gebäude- und Anlagensicherheit zu gewährleisten (dies schließt auch eine Videoüberwachung mit ein, soweit zum Schutz unserer Büroräume erforderlich).

Eine weitere Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten erfolgt auf Grundlage Ihrer Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a) DS-GVO), wenn Sie diese Einwilligung beispielsweise für die Verwendung Ihres Fotos für das Intranet/Webseite von Cloudforce 2 erteilt haben.

Zudem unterliegt Cloudforce 2 verschiedenen rechtlichen Verpflichtungen, die die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten erforderlich machen können (Art. 6 Abs. 1 lit. c) DS-GVO). Diese rechtlichen Verpflichtungen können sich beispielsweise aus arbeits- oder steuerrechtlichen, außenhandelsrechtlichen oder sanktionsrechtlichen Vorschriften ergeben.

III. Empfänger Ihrer personenbezogenen Daten

Innerhalb von Cloudforce 2 haben ausschließlich autorisierte und für den jeweiligen Aufgabenbereich zuständige Mitarbeiter von Cloudforce 2 Zugang zu Ihren personenbezogenen Daten.

Wir sind befugt, Dritte mit der Erbringung bestimmter Dienstleistungen wie beispielsweise IT, Aus-, Fort- und Weiterbildung und sonstigen Zusatzleistungen zu beauftragen. Ferner setzen wir Rechtsberater, Unternehmensberater und/oder externe Firmen für die Lohn- und Gehaltsbuchhaltung ein. Diese erbringen die Dienstleistungen für uns unter unserer Aufsicht und gemäß unseren Anweisungen und können Zugang zu Ihren personenbezogenen Daten haben, soweit dies für die Erbringung ihrer Dienstleistungen erforderlich ist.

Im Rahmen der gesetzlichen Vorgaben, insbesondere unter Beachtung des Art. 5 und Art. 6 DS-GVO, sind wir ferner befugt Ihre personenbezogenen Daten an sonstige Dritte zu den in Punkt II genannten Zwecken zu übermitteln.

Darüber hinaus können wir, soweit rechtlich zulässig, Ihre personenbezogenen Daten zur Erfüllung gesetzlicher Pflichten oder im Interesse von Cloudforce 2 an Behörden (z.B. Sozialversicherungsträger, Finanzbehörden oder Strafverfolgungsbehörden) und Gerichte im In- und Ausland übermitteln.

IV. Ihre Rechte

Unter den jeweiligen Voraussetzungen, deren Vorliegen im Einzelfall zu prüfen ist, haben Sie das Recht, Informationen über Ihre personenbezogenen Daten zu erhalten und die Berichtigung oder Löschung Ihrer personenbezogenen Daten oder die Einschränkung der Verarbeitung zu beantragen und Ihre personenbezogenen Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format (Datenübertragbarkeit) zu erhalten.

Unter den gesetzlichen Voraussetzungen, deren Vorliegen im Einzelfall zu prüfen ist, haben Sie auch das Recht, Widerspruch gegen die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten einzulegen.

In Fällen, in denen die Datenverarbeitung auf der Grundlage Ihrer Einwilligung erfolgt, haben Sie das Recht, Ihre Einwilligung jederzeit zu widerrufen, indem Sie sich mit Ihrer Personalabteilung in Verbindung setzen. Darüber hinaus haben Sie das Recht, bei einer Aufsichtsbehörde Beschwerde einzureichen.

V. Vertraulichkeit/Sicherheit

Jeder unserer Mitarbeiter und alle Mitarbeiter von externen Dienstleistern, die Zugriff auf personenbezogene Daten haben und/oder diese verarbeiten, sind verpflichtet, diese Daten vertraulich zu behandeln.

Cloudforce 2 bedient sich überdies geeigneter technischer und organisatorischer Sicherheitsmaßnahmen, um gespeicherte persönliche Daten gegen Manipulation, teilweisen oder vollständigen Verlust und gegen unbefugten Zugriff Dritter zu schützen. Die Sicherheitsmaßnahmen von Cloudforce 2 werden entsprechend der technologischen Entwicklung fortlaufend verbessert.

VI. Löschung

Wir löschen Ihre personenbezogenen Daten, wenn die Speicherung nicht mehr zur Erfüllung unserer vertraglichen Pflichten oder der in dieser Datenschutzerklärung genannten berechtigten Interessen erforderlich ist und keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten bestehen. Sofern gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen, schränken wir die Verarbeitung der Daten ein.

VII. Kontakt

Das vorliegende Schreiben dient lediglich Ihrer Information. Sie müssen keine Maßnahmen veranlassen. Sollten Sie Fragen, Anmerkungen oder Vorschläge zu diesem Informationsschreiben oder zu unserem Umgang mit dem Datenschutz haben, wenden Sie sich bitte an die Geschäftsführung, die Ihnen die Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten zur Verfügung stellen wird.